إدارة الشؤن المالية والإدارية
نبذه عن إدارة الشؤون المالية والإدارية بالجمعية
تعتبر إدارة الشؤون المالية والإدارية إحدى الأركان الرئيسية للهيكل الإداري بالجمعية، فهي المسؤول عن جميع أمور الجمعية من الناحية الإدارية والمالية، تسعى انطلاقاً من دورها المحوري للمساهمة في تحقيق أهداف الجمعية، حيث تأخذ على عاتقها الجانب الإداري والمالي لجميع الأعمال الإدارية والمصروفات المالية على بنود الميزانية المعتمدة، ولها أقسام ووحدات عدة:
- الشؤون المالية (المحاسبة - الصندوق - شعبة قروض الزواج).
- الشؤون الإدارية (الموارد البشرية - الاتصالات الإدارية - العلاقات والشراكات - وحدة الإعلام والاتصال المؤسسي - الخدمات - علاقات الزملاء - شعبة الدعاية والإعلان - وحدة التطوع - تقنية المعلومات).
أبرز المهام
- الإشراف العام على أعمال الشؤون الإدارية والمالية.
- الإشراف على الوحدات التابعة لها والتنسيق بين أعمال هذه الوحدات بما يضمن حسن أدائها.
- متابعة وتنفيذ كافة الأنظمة واللوائح الإدارية والمالية والتعليمات والقرارات المتعلقة بها.
- الإشراف على أداء المالية من خلال تطبيق آلية الصرف حسب اللوائح والأنظمة والبنود الخاصة بالمالية.
- تطبيق قواعد التوظيف وشؤون العاملين والقرارات والتعليمات الصادرة من مجلس إدارة الجمعية.
- إصدار قرارات الإجازات بعد التأكد من استحقاقها نظاماً وموافقة المرجع.
- حفظ جميع الأوراق والمستندات الخاصة بالعاملين، وفهرسة جميع أوراق ملفاتهم.
- إصدار الإجازات الرسمية.
- المسؤولية عن المراسلات الصادرة من الجمعية وكذلك الواردة إليها.
- توفير الخدمات والصيانة التي تحتاجها الجمعية وتحقيق متطلبات واشتراطات السلامة في كافة مباني ومرافق الجمعية.
- متابعة توفير التجهيزات الفنية والمستلزمات اللازمة لجميع إدارات ووحدات أقسام الجمعية.
- شراء جميع المواد التي تحتاجها الجمعية وفق عروض الأسعار المقدمة وإعداد أوامر الصرف.
- حفظ جميع المواد المتوفرة في الجمعية الجديدة القادمة عن طريق الشراء أو التبرعات العينية وكذلك حفظ المواد المستخدمة التي يمكن الاستفادة منها لاحقاً في مخازن الجمعية.
- تطوير وتأهيل الكادر الإداري والفني عن طريق إقاحة الدورات التدريبية في مختلف المجالات.
- الإشراف على استلام وتسليم العهد.
- إعداد التقارير الدورية عن الإدارة وإنجازاتها ومقترحات تطويرها.
- إعداد البيانات المالية الشهرية والختامية والتقارير المالية اللازمة.
- متابعة الصرف من بنود الميزانية المعتمدة للجمعية والتحقق من استكمال مسوغات الصرف النظامية اللازمة.
- تنظيم ومراجعة أعمال مدققي الحسابات وكتبة الحسابات.
- إعداد الحساب الختامي والميزانية العمومية.
- تحرير أذونات التسوية اللازمة لتسوية العمليات المالية.
- التأكد من سلامة التصرفات المالية وعدم تجاوز الاعتمادات.
- استلام المستندات المالية الواردة وتحرير أوامر الدفع والحوالات والشيكات بعد استكمال الإجراءات ومتابعة البنوك من خلال التسويات.
- متابعة استثمار أموال الجمعية بالطرق الشرعية.
- تدقيق الفواتير قبل صرفها والتأكد من سلامة الإجراءات المالية ومطابقتها وحفظ السجلات والدفاتر النظامية للإيرادات والمصروفات.
- إعداد الخطط المتعلقة بالنواحي المالية.